Les dirigeants des SARL ou SA sont tenus de proposer une mutuelle d'entreprise à leurs salariés. C'est une décision instaurée depuis 2016 par les législateurs dans le but de fournir une couverture sanitaire supplémentaire à ces derniers. La mise en place de ce type de mutuelle n'obéit pas aux procédures classiques. Il faut respecter certaines règles et suivre un formalisme spécifique et bien élaboré. Voici les 5 étapes à suivre pour parvenir à vos fins.
1re étape : renseignez-vous sur les obligations légales
La loi ANI votée et entrée en vigueur en 2016 oblige les entreprises à souscrire à une mutuelle d'entreprise pour leurs employés. Encore appelée mutuelle collective, elle permet de prendre en charge les frais médicaux non couverts par l'assurance santé.
En tant qu'employeur, vous devez connaître les obligations légales et réglementaires que la loi vous impose avant de choisir la mutuelle. À ce propos, le contrat doit :
- contenir les garanties minimales ;
- exclure la prise en charge de certains frais ;
- être proposé à tous les salariés ;
- exiger la prise en charge d'au moins 50 % des cotisations par l'entreprise ;
- prévoir zéro reste à charge pour certains frais.
Cette étape est essentiellement à titre informatif.
2e étape : identifiez les besoins des salariés et informez le CSE
La mutuelle d'entreprise étant destinée aux salariés, il est préférable que vous vous rapprochez d'eux pour connaître leurs besoins spécifiques. Cela vous permettra de sélectionner les garanties supplémentaires adéquates en plus des garanties minimales. Selon les clauses que vous aurez inscrites dans le contrat, évaluez les coûts et comparez avec votre budget. N'oubliez pas qu'au moins 50 % des cotisations sont à votre charge.
Pour finir, soumettez au CSE (le conseil économique et social) qui l'institution qui représente les salariés, les points des démarches entamées. Qu'il apprécie ou non l'initiative ne change rien à votre niveau. La décision finale vous revient. Il s'agit d'un acte consultatif dont vous pourriez vous passer.
3e étape : choisir la société de mutuelle d'entreprise
Vous avez le champ libre pour décider de l'assureur qui proposera la complémentaire santé collective à vos employés. Demandez plusieurs devis pour comparer les offres et souscrire auprès de l'assureur qui vous convient ou plus tôt à vos salariés. Si vous avez déjà une idée très précise de ce que vous recherchez, utilisez alors un comparateur de mutuelle d'entreprise. C'est une solution rapide et très efficace.
4e étape : rédigez l'acte de la mutuelle d'entreprise et informez les salariés
Il s'agit d'un document écrit dans lequel vous mentionnez quelques informations sur la nature du contrat de mutuelle collective. Vous ne devez pas trop y détailler les termes de l'accord conclu avec l'assureur. Toutefois, il est important de mettre l'accent sur certains points comme le nom de l'assureur, les tarifs appliqués et les garanties proposées. Le document devra aussi mentionner a minima le caractère obligatoire de la couverture collective, les conditions de dispense d'adhésion, le taux de participation de l'employeur et les modalités de révision de contrat.
5e étape : choisissez le mode de mise en place de la mutuelle
La procédure d'instauration de la mutuelle d'entreprise peut se faire par trois moyens : l'accord collectif, le référendum et la décision unilatérale de l'employeur (DUE).
Le premier met en relation l'employeur avec les représentants des salariés. Au cours d'une assise, ils décident d'un commun accord ou à l'unanimité la validité de l'acte et la souscription à la mutuelle.
Le référendum consiste à présenter à l'ensemble des salariés, la proposition de mutuelle d'entreprise, puis les inviter à passer au vote. Au cours du scrutin, ils doivent répondre par "oui ou non" sur leur volonté d'adhésion. C'est la voix de la majorité qui l'emporte. Pour finir, il y a la DUE, qui est le moyen couramment employé. Elle est très rapide, car elle n'oblige pas l'employeur à discuter avec les travailleurs ou leurs représentants pour trouver un consensus.
À la fin, vous devez remettre aux salariés les documents réglementaires et un bulletin d'adhésion.